Данните на всички тези носители се съхраняват в цифров формат като се структурират във файлове. Файлът представлява електронен ресурс служещ за съхранение на данни или информация, който има име.
Името на файла се състои от две части - име и разширение разделени със знак точка. Името на файла трябва да отговаря на съдържанието в него. Разширението ни помага да се ориентираме какъв вид е файла.
Основни видове файлове и разширения са текстовите файлове с разширение doc, docx, txt, rtf, xml и др.
Файловете с изображения - jpg, png, gif.
За аудио файлове - mp3, midi. За видео файлове - MP4, avi.
За да намираме по-лесно файловете ги разполагаме в папки, които също имат имена и местоположение. Файловете и папките можем да ги копираме, изтриваме, преместваме, преименуваме. Когато копираме създаваме копие на същото или друго място. Като файлът източник се запазва.
Когато изтриваме премахваме файла от папката, в която се намира. Когато преместваме файлът или папката се изтриват от настоящото място и се поставят на друго място. Когато преименуваме - сменяме името на файла или папката.
Нека обобщим: чрез носителите на информация съхраняваме и разпространяваме необходимата ни информация. Тя се записва чрез запаметяващи устройства. Информацията и данните записани на носителите се структурират във файлове които подреждаме в папки. Тези файлове и папки можем да копираме, изтриваме, преместваме или преименоваме.